Hoe krijg ik beter inzicht in de voortgang van mijn projecten?

Projectadministratie helpt je organisatie om zicht te krijgen op je projecten. Belangrijke subsidie-projecten, nieuwbouwprojecten, etc. Je krijgt inzicht in waar uren en middelen aan worden besteed en waar het proces staat ten opzichte van je voorcalculatie.

Wij constateren vaak dat het invoeren van een projectadministratie technisch gezien, niet heel ingewikkeld is. Maar dat het veel lastiger is om het binnen de organisatie goed werkbaar te krijgen.

Wat is bijvoorbeeld een project? Wie bepaalt of iets een project is? Veel organisaties kaderen hun projecten intern te weinig af. Dit kan een goede projectadministratie in de weg zitten.

Zaken die je hierbij moet oplossen zijn:

Tot op welk niveau wil/moet je een project monitoren?

Wie belast je daarmee en hoe zorg je dat de registratie voor gebruikers niet teveel administratieve rompslomp is?

Welk belang heeft een medewerker om zijn uren te registreren?

Soms spelen er op individueel of organisatie niveau verschillende belangen om meer uren te registreren voor bepaalde taken van projectmedewerkers – maar ook kan er echt onduidelijkheid bestaan over welke uitgaven of handelingen onder welk project vallen.

Praten over je project

Het is daarom goed om binnen de hele organisatie goed te communiceren over zaken als:

Wat is een project?
Wanneer wil je wat registreren in de projectadministratie?
Wat wil je binnen een bepaald project monitoren?
Staat de hoeveelheid admininstratiewerk in reëele verhouding tot wat het aan managementinformatie oplevert?
Waar leg je je projectdocumenten vast?
Wie belast je waarmee en hoe zorg je dat er een belang ontstaat om de zaken vast te leggen?

Met Work>flows helpen wij bedrijven op weg met het goed nadenken over deze vragen. Dat doen wij omdat bewustwording van de consequenties een eerst stap is in het succes.

Ook wanneer je klein begint, bijvoorbeeld met twee projecten, is het goed om een ontwerp te maken waarin staat beschreven hoe je met die projecten wil gaan werken, wie wat doet en welke uren en mutaties je waar wil administreren.

Praten en handvatten aanreiken waarmee iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt, helpt om stap voor stap tot een verandering van werkwijze en gedrag te komen.

Een van de beste manieren om je mensen te motiveren: laten zien dat je het als organisatie belangrijk vindt. Bijvoorbeeld door de resultaten van de projecten regelmatig zichtbaar maken in wekelijkse presentaties of interne memo’s.

Meer weten over hoe wij je kunnen helpen met projectadministratie? Neem contact met ons op.